Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:                Julkisen alan eläkeläisten liitto Kelo ry

Osoite:                                 Sörnäisten rantatie 23, 00500 HELSINKI

Puhelin:                               040 717 4540

Sähköposti:                        keloliittory@gmail.com

Yhteyshenkilö:                   Aini Leminen

Tietosuojavastaava

Julkisen alan eläkeläisten liitto Kelo ry:n tietosuojavastaava on Kelo ry:n hallituksen sihteeri, varalla Kelo ry:n taloudenhoitaja.

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen (mukaan lukien paikallisyhdistykset) jäsenien ja entisten jäsenien sekä yhteys- ja luottamushenkilöiden sekä tapahtumiin, lomiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilö- ja yhteystietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä ajantasaisesti. Lisäksi perusteena on myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Julkisen alan eläkeläisten liitto Kelo ry:n luottamus- ja toimihenkilöiden sekä liiton jäsenyhdistysten jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.  Näitä tietoja ovat                                                                                     

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn lähiosoite ja kotipaikka;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn luottamussuhde;
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Rekisteröidyn syntymäaika;
  • Rekisteröidyn henkilötunnus (luottamus- ja toimihenkilöt)
  • Erityisruokavalio ym. erityistarpeet (matkoilla)
  • Rekisteröidyn kanta-asiakastiedot (esim. laivayhtiö);
  • Rekisteröidyn antamat henkilökohtaiset terveystiedot matkavastaavalle
  • Rekisteröidyn antama lähiomaistieto matkavastaavalle

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, jäsenyhdistysten ilmoittamat toimihenkilö ja luottamushenkilövalinnat sekä jäsenyhdistysten jäsenten ilmoittamista tiedoista (osallistujat matkoille).

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.  Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat (Kelo ry:n hallituksen päätös 15.3.2021).

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.  Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa toimitiloissa.  

Säilytykseen on laadittu ohjeistus.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi (esim. Kelolainen lehden postitus, Uutiskirjeet, Jäsenkyselyt).

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi (esim. matkatoimistoille).  Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterin pitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytäm.me henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).  Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidystä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.  Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tallaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. 

Rekisteröity vai antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit),

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle.  Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.  Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.  Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle      

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle

taikka sen Euroopan Unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin erimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.3.2021.